الحصول على نسخة من السجل الطبي أو نقله إلى طبيب أو عيادة جديدة في كندا ليس إجراءً موحدًا على مستوى البلاد. المسؤول عن السجل يكون عادةً الطبيب أو العيادة أو المستشفى أو المختبر أو الصيدلية أو الجهة الصحية التي أنشأت المعلومات أو تحتفظ بها، ولذلك قد تحتاج إلى أكثر من طلب إذا كانت رعايتك موزعة بين جهات مختلفة.
كما أن وجود نتائج وفحوصات داخل بوابة صحية إلكترونية في مقاطعتك لا يعني بالضرورة أن البوابة تحتوي على Medical Record كامل. فقد تعرض البوابة المختبرات والأدوية وتقارير التصوير والزيارات، بينما تبقى ملاحظات الطبيب وتقارير أخرى داخل نظام العيادة أو المستشفى.
ما الفرق بين الحصول على نسخة ونقل Medical Records؟
هناك حالتان مختلفتان:
الحصول على نسخة لنفسك: تطلب الاطلاع على السجل أو استلام نسخة ورقية أو إلكترونية من المعلومات التي تحتفظ بها الجهة الصحية.
نقل السجل إلى مقدم رعاية جديد: تمنح الإذن بإرسال نسخة من المعلومات الطبية المطلوبة مباشرة إلى الطبيب أو العيادة أو المستشفى الجديد.
في كثير من الحالات لا ينتقل “الأصل” الذي تحتفظ به العيادة القديمة؛ الذي ينتقل هو نسخة مناسبة وآمنة من السجل، بينما تبقى الجهة الحافظة مسؤولة عن الاحتفاظ بالأصل وفق القواعد المطبقة عليها. في Ontario، على سبيل المثال، يجب على الطبيب نقل نسخ من السجلات، ويجب ألا يتجاوز النقل 30 يومًا من الطلب، مع تسريع النقل عندما تتطلب سلامة المريض ذلك.
إذا كنت تنتقل إلى طبيب جديد، فلا يعني ذلك أن «الأصل» سيغادر العيادة القديمة. في كثير من الحالات يُطلب تفويض لإرسال نسخة آمنة إلى مقدم الرعاية الجديد، بينما يبقى السجل الأصلي لدى الجهة الحافظة. وإذا أردت نسخة لنفسك، فحدد التواريخ ونوع السجلات لتقليل الوقت والرسوم.
من يحق له طلب السجل الطبي؟
يحق للشخص، بصورة عامة، طلب الوصول إلى معلوماته الصحية الشخصية التي تحتفظ بها جهة خاضعة لقواعد الخصوصية الصحية أو الخصوصية العامة المعمول بها في مقاطعته أو إقليمه.
يمكن أيضًا أن يتقدم شخص آخر نيابة عن المريض عندما يملك سلطة قانونية أو تفويضًا صالحًا، مثل وصي أو ممثل قانوني أو شخص مخول رسميًا. تختلف تفاصيل القاصرين والأشخاص غير القادرين على اتخاذ القرار والسجلات بعد الوفاة حسب المقاطعة أو الإقليم.
مجرد كون الشخص زوجًا أو شريكًا أو ابنًا بالغًا أو قريبًا للمريض لا يمنحه تلقائيًا حق الحصول على الملف الكامل. وبالمثل، لا يستطيع صاحب العمل أو شركة التأمين أو المحامي الحصول على السجل لمجرد طلبه؛ يجب أن يوجد أساس قانوني أو موافقة صالحة تسمح بالإفصاح.
من أين تطلب Medical Records؟
ابدأ من الجهة التي قدمت الرعاية أو أنشأت السجل. فإذا كنت تريد ملاحظات طبيب الأسرة، تواصل مع العيادة. وإذا كنت تريد تقرير عملية أو دخولًا إلى المستشفى، تواصل مع قسم السجلات الصحية في المستشفى أو السلطة الصحية المسؤولة. وقد تكون نتائج المختبر والتصوير والأدوية متاحة إلكترونيًا في بعض المقاطعات، لكن ذلك لا يلغي الحاجة إلى طلب منفصل إذا كنت تريد الملف الكامل.
إذا عولجت لدى عدة جهات، فقد تحتاج إلى طلب سجلات من أكثر من مكان. هذا مهم خصوصًا لمن انتقل بين مدن أو مقاطعات أو استخدم مستشفيات واختصاصيين وصيدليات متعددة.
ماذا تحتاج قبل تقديم الطلب؟
جهّز عادةً اسمك القانوني وتاريخ ميلادك، ورقم البطاقة الصحية أو رقم المريض إن وجد، وبيانات الاتصال الحالية، واسم المنشأة التي قدمت الرعاية، والفترة الزمنية التي تريدها، ونوع المعلومات المطلوبة.
إذا كان الهدف نقل السجل، جهّز أيضًا الاسم الكامل للطبيب أو العيادة الجديدة وعنوانها ووسيلة الاستلام الآمنة التي تطلبها الجهة، مثل رقم الفاكس المهني.
وقد يُطلب إثبات هوية حكومي. وإذا كنت تطلب سجل شخص آخر، ستحتاج إلى المستند الذي يثبت سلطتك في التصرف نيابة عنه.
طريقة الحصول على السجل أو نقله خطوة بخطوة
- حدد بالضبط من يحتفظ بالمعلومة: طبيب الأسرة، مستشفى، مختبر، مركز تصوير، صيدلية أو سلطة صحية.
- قرر هل تريد نسخة لك أم إرسال نسخة مباشرة إلى مقدم رعاية جديد.
- حدد الفترة ونوع المستندات المطلوبة بدل كتابة “كل شيء” إذا لم تكن بحاجة إلى الملف بالكامل؛ مثل تقارير العمليات أو الاستشارات أو الفحوصات أو قائمة الأدوية.
- استخدم نموذج الجهة إذا كان لديها نموذج رسمي، أو قدّم طلبًا كتابيًا يتضمن المعلومات الكافية لتحديد السجلات.
- أرفق إثبات الهوية أو إثبات السلطة القانونية عند الحاجة.
- إذا كان الطلب لنقل السجل، أكمل نموذج الموافقة أو التفويض المطلوب وحدد المستلم بدقة.
- إذا كانت هناك رسوم، اطلب معرفة المبلغ أو التقدير قبل إعداد النسخة إذا لم تُعطَ لك هذه المعلومات تلقائيًا.
- احتفظ بنسخة من الطلب وتاريخ إرساله وأي رقم مرجعي.
- بعد الاستلام، تحقق من أن الفترة والوثائق المطلوبة موجودة. وإذا كان شيء مفقودًا، تواصل أولًا مع الجهة الحافظة وحدد الجزء الناقص.
هل توجد رسوم؟
لا يوجد رسم كندي موحد لنقل أو نسخ السجلات الطبية. الرسوم تختلف حسب المقاطعة، ونوع الجهة، وعدد الصفحات، وطريقة التسليم، وما إذا كان الطلب للحصول على نسخة شخصية أو لنقلها مباشرة إلى مقدم رعاية آخر.
بعض الأنظمة تضع رسومًا محددة أو قواعد لحسابها، وبعضها يسمح باسترداد التكلفة المعقولة فقط. وفي Nova Scotia، توجد حالة مهمة يكون فيها النقل المباشر من مهني صحي منظم إلى مهني صحي منظم آخر دون رسم على المريض، ما لم يحصل المريض نفسه على نسخة.
Ontario
في Ontario، ابدأ بطبيبك أو العيادة أو المستشفى أو أي health information custodian يحتفظ بالمعلومات. يمكن قبول طلب غير رسمي أحيانًا، لكن الطلب الكتابي مهم إذا كنت تريد استخدام حقك الرسمي في الوصول أو الاعتراض لاحقًا.
يمكن استخدام النموذج العام لطلب الوصول إلى المعلومات الصحية الشخصية:
تُرسل الاستمارة إلى الجهة التي تحتفظ بالسجل، وليس إلى جهة الخصوصية. وبحسب ظروف الطلب، تكون مهلة الرد الرسمية عمومًا بين 30 و60 يومًا تقويميًا. وإذا رفضت الجهة الوصول بعد طلب رسمي، فعليها توضيح الرفض والحقوق المتاحة لك.
الرسوم في Ontario
لا توجد حاليًا لائحة تحدد مبلغًا ثابتًا واحدًا لكل طلب. التفسير الحالي للرسوم المعقولة يسمح، في الظروف التي ينطبق عليها، باحتساب 30 دولارًا لأول 20 صفحة و0.25 دولار لكل صفحة إضافية، مع دخول بعض أعمال تحديد السجل وإعداده ضمن المبلغ الأساسي. هذا ليس سعرًا إلزاميًا لكل ملف في كل حالة، ويجب أن تكون الرسوم في حدود استرداد التكلفة المعقولة، كما يمكن التنازل عنها. ويجب إعطاء تقدير للرسوم قبل تحصيلها.
نقل الملف إلى طبيب جديد في Ontario
عندما يكون السجل لدى طبيب، يجب أن يتم نقل النسخة بعد وجود الموافقة أو الأساس القانوني، وبطريقة آمنة. الأصل يبقى محفوظًا وفق التزامات الاحتفاظ بالسجلات، بينما تُنقل نسخة كاملة عادةً إلا إذا وافق الطبيب المستلم أو المريض على ملخص أو جزء من السجل.
يمكن فرض رسوم معقولة على النسخ أو النقل، لكن لا يجوز تعريض صحة المريض وسلامته للخطر من خلال تأخير نقل ضروري إلى أن يتم الدفع.
إذا رُفض طلبك في Ontario
حتى تتمكن من تقديم شكوى بشأن رفض الوصول، يجب أن يكون طلب الوصول الرسمي قد قُدم كتابةً.
Quebec
في Quebec، يعتمد مسار الوصول على الجهة التي تحتفظ بالسجل. إذا كان السجل لدى مؤسسة عامة، يُرسل الطلب إلى الشخص المسؤول عن الوصول في المؤسسة. المهلة الأساسية للرد هي 20 يومًا، ويمكن تمديدها 10 أيام إضافية عند استيفاء الشروط وإبلاغ مقدم الطلب. وإذا مرّت المهلة أو رُفض الطلب، توجد مهلة 30 يومًا لطلب مراجعة القرار.
إذا كان السجل لدى مؤسسة خاصة خاضعة لقواعد القطاع الخاص، يكون طلب الوصول كتابيًا إلى المسؤول عن حماية المعلومات الشخصية، ويجب الرد خلال 30 يومًا. عدم الرد ضمن المهلة يعامل كرفض.
الوصول إلى معلوماتك الشخصية يكون من حيث المبدأ مجانيًا، لكن قد تُفرض تكلفة لا تتجاوز النسخ أو الاستنساخ أو الإرسال، ويجب إعلامك بالتكلفة التقريبية مسبقًا عند تطبيقها.
Carnet santé Québec
يمكن لـCarnet santé Québec أن يوفر وصولًا إلكترونيًا إلى أنواع من المعلومات الصحية، لكنه لا يحل محل طلب الملف من المؤسسة أو العيادة عندما تحتاج إلى سجل غير ظاهر في الحساب.
إذا لم تتمكن من الوصول إلى المعلومات الموجودة ضمن Dossier santé Québec إلكترونيًا، يمكن تقديم طلب وصول رسمي، ويجب إرفاق نسخة من وثيقة هوية سارية تحمل صورة وتوقيعًا. ويكون الحد الأقصى الأساسي للرد على طلب نسخة من هذه المعلومات 20 يومًا تقويميًا، مع إمكانية تمديد تصل إلى 10 أيام إضافية بعد الإشعار.
British Columbia
في British Columbia، قد تكون معلوماتك موزعة بين مقدم الرعاية والسلطات الصحية والأنظمة الإقليمية. Health Gateway يعرض كثيرًا من السجلات، بما في ذلك نتائج المختبرات ومعظم تقارير التصوير والأدوية والتطعيمات وبعض الزيارات، لكنه لا يحتوي على كل السجلات الطبية.
للحصول على السجل الكامل غير الموجود في البوابة، قدّم طلبًا إلى الجهة التي تحتفظ به. الطلبات الرسمية إلى الجهات العامة أو المؤسسات الخاصة الخاضعة لقوانين الوصول المناسبة يجب أن تكون محددة وكتابية، والمهلة المعتادة للرد هي 30 يوم عمل، مع إمكان وجود تمديد قانوني في بعض الحالات.
نقل السجل في British Columbia
عندما يكون النقل إلى طبيب أو مستشفى آخر ضروريًا لاستمرار الرعاية، يجب أن يتم بصورة سريعة وآمنة، ولا ينبغي تأخيره بسبب انتظار دفع الرسوم. وقد تظل هناك رسوم خاصة معقولة في الحالات التي تسمح بها القواعد المهنية.
إذا لم تحصل على رد
إذا لم ترد الجهة خلال 30 يوم عمل، أو رُفض الوصول، أو اعترضت على حجب أجزاء من السجل، يمكنك طلب مراجعة. وفي الحالات التي صدر فيها رد، تكون مهلة طلب المراجعة 30 يوم عمل من تاريخ الرد.
Alberta
في Alberta، يحق لك طلب معلوماتك الصحية من الجهة التي تملك custody or control عليها، مثل الطبيب أو Alberta Health Services أو غيرهما من الجهات المشمولة.
يمكن للجهة أن تطلب منك تقديم الطلب كتابةً، إما على نموذجها أو من خلال نموذج المقاطعة.
يجب أن توفر الجهة الوصول أو تبلغك بسبب الرفض خلال 30 يومًا من استلام الطلب، ما لم ينطبق إجراء قانوني آخر يسمح بتغيير المهلة.
الرسوم في Alberta
يمكن للجهة فرض رسم 25 دولارًا لإنتاج نسخة من المعلومات الصحية. ويشمل ذلك أول 20 صفحة وبعض أعمال إعداد ومراجعة السجل، وقد تضاف رسوم أخرى وفق الجدول التنظيمي. ويمكن للجهة التنازل عن الرسم.
إذا كنت تفوض الإفصاح إلى طرف ثالث مثل فرد من الأسرة أو محامٍ أو شركة تأمين، فالموافقة الكتابية مطلوبة في الحالات التي لا يسمح فيها القانون بالإفصاح دون موافقة.
القانون الصحي في Alberta لا يضع رسمًا موحدًا خاصًا بكل عملية نقل إلى مقدم رعاية آخر، لذلك قد تختلف تكاليف النقل بحسب الجهة والقواعد المهنية التي تنطبق عليها.
إذا كنت تريد المعلومات المتاحة إلكترونيًا في حسابك الصحي، يمكنك استخدام خدمة السجلات الرقمية:
الاعتراض في Alberta
يمكن طلب مراجعة مستقلة لقرار يتعلق بالوصول أو التصحيح خلال 60 يومًا من إخطارك بالقرار.
Manitoba
في Manitoba، يُطلب السجل من trustee الذي يحتفظ بالمعلومات، مثل الطبيب أو العيادة أو المستشفى أو السلطة الصحية. لا يوجد نموذج PHIA واحد إلزامي لجميع الأطباء والعيادات؛ يمكن للجهة أن تطلب منك وضع الطلب كتابةً.
القانون يفرض مددًا مختلفة بحسب الحالة: إذا كان الطلب متعلقًا برعاية تقدم حاليًا لمريض منوم في المستشفى تكون المهلة القصوى 24 ساعة، وإذا كان يتعلق برعاية تقدم حاليًا لشخص غير منوم تكون 72 ساعة، وفي الحالات الأخرى تكون المهلة القصوى 30 يومًا، ما لم تنطبق أحكام تسمح بمعالجة مختلفة.
إذا اعترضت على عدم الرد، أو قيمة الرسوم، أو رفض كل السجل أو جزء منه، أو طريقة التعامل مع طلب الوصول، يمكن تقديم شكوى كتابية، والخدمة مجانية.
Saskatchewan
في Saskatchewan، لا تفترض أن جهة حكومية واحدة تحتفظ بملفك الكامل. معلومات طبيب الأسرة تبقى لدى العيادة أو مقدم الرعاية، وسجلات Saskatchewan Health Authority تُطلب من خدمات المعلومات الصحية التابعة لها، بينما تتوفر بيانات محددة إلكترونيًا عبر MySaskHealthRecord.
MySaskHealthRecord
يمكن لمن يبلغ 14 عامًا أو أكثر التسجيل إذا كان لديه Saskatchewan Health Card سارية، وبريد إلكتروني خاص، وهوية SGI مناسبة. وقد تستغرق البيانات ما يصل إلى 48 ساعة حتى تظهر بعد تفعيل الحساب.
البوابة تعرض أنواعًا عديدة من المعلومات، لكن الفترات تختلف؛ فبعض بيانات الزيارات والمختبرات تمتد لآخر ثلاث سنوات، وسجلات الصيدلية المعروضة تمتد لفترة مختلفة. إذا لم تكن المعلومة التي تريدها موجودة في MySaskHealthRecord، يمكن طلب المعلومات التي يحتفظ بها النظام الإلكتروني أو طلبها من الجهة الأصلية التي قدمت الرعاية.
سجلات Saskatchewan Health Authority
إذا كانت الرعاية لدى SHA، توجد نماذج للوصول إلى سجلك أو الوصول نيابة عن شخص آخر أو السماح بالإفصاح إلى طرف ثالث.
تفرض SHA حاليًا رسم معالجة قدره 20 دولارًا، وإذا طلبت نسخًا يضاف 0.25 دولار لكل صفحة. وإذا امتدت الرعاية المطلوبة عبر أكثر من منشأة تابعة لـSHA، يمكن لخدمات المعلومات الصحية تنسيق الطلب من خلال طلب واحد بدل تقديم طلب منفصل لكل منشأة.
New Brunswick
في New Brunswick، يحق للشخص طلب معلوماته الصحية من custodian الذي يحتفظ بها، مثل الطبيب أو الصيدلي أو السلطة الصحية أو الجهة الصحية المعنية.
يُنصح بأن يكون الطلب كتابيًا وأن يكون محددًا بما يكفي للعثور على السجل دون بحث غير ضروري. فإذا كنت تريد تاريخ وصفات أو سجلات صيدلية، على سبيل المثال، يكون الطلب للجهة التي تحتفظ بتلك المعلومات، وليس لجهة مركزية مفترضة.
يمكن فرض رسوم وفق القانون واللوائح. والقاعدة العامة لطلبات المعلومات الصحية هي الرد خلال 30 يومًا، مع إمكان تمديد المدة في الحالات التي يسمح بها القانون وإبلاغ مقدم الطلب.
عند إرسال المعلومات إلى طرف ثالث، يجب التأكد من وجود الموافقة المطلوبة وأن النقل يتم بطريقة تحمي سرية السجل.
إذا رُفض طلبك على أساس يسمح به القانون، يمكنك الاعتراض من خلال آلية الرقابة المختصة بالمعلومات والخصوصية في المقاطعة.
Nova Scotia
في Nova Scotia، إذا كان السجل لدى Nova Scotia Health، يمكنك تقديم طلب للحصول على نسخة من المعلومات الصحية من خدمة Release of Health Information. تحتاج إلى معرفة المنشأة أو المنطقة التي احتفظت بسجلك وتحديد المعلومات المطلوبة.
رسوم Nova Scotia Health
تسرد الخدمة حاليًا من بين الرسوم الشائعة: 11.50 دولارًا لسجل الزيارات، ورسم معالجة 34.50 دولارًا يشمل حتى 30 دقيقة من المراجعة والتحضير ونسخ حتى 25 صفحة. وقد تضاف رسوم بحسب نوع الطلب وحجمه، بما في ذلك تجهيز إضافي أو صور تشخيصية على قرص أو شحن خاص.
إذا أرسلت لك الخدمة رقم طلب ومبلغًا مستحقًا، يمكن الدفع إلكترونيًا:
توضح بوابة الدفع أن الطلبات الخاضعة للدفع تعالج بعد استلامه ويمكن أن تستغرق حتى 30 يومًا.
النقل من مقدم رعاية إلى آخر
إذا كان الملف ينتقل مباشرةً من مهني صحي منظم إلى مهني صحي منظم آخر، فلا يدفع المريض مقابل النقل المباشر بموجب القواعد المطبقة، ما لم يحصل المريض على نسخة لنفسه.
وفي حالة إغلاق عيادة طبيب وترتيب مقدم بديل، تُرسل السجلات مباشرة إلى مقدم الرعاية الجديد بعد موافقتك على أن تصبح مريضًا لديه، ولا توجد رسوم على هذا النقل.
Prince Edward Island
في Prince Edward Island، يمكن طلب سجل Health PEI عبر الإنترنت بالنسبة إلى سجلات المستشفيات والمختبرات والاختبارات التشخيصية، أو بالتواصل مباشرة مع مقدم الرعاية بحسب مكان وجود السجل.
ستحتاج إلى تحديد الشخص صاحب السجل، والمنشأة، ونوع السجلات والفترة الزمنية وطريقة الاستلام. كما يلزم إثبات الهوية ونسخة من البطاقة الصحية، وإذا كنت تتصرف نيابة عن شخص آخر فيجب تقديم ما يثبت سلطة اتخاذ القرار أو التمثيل.
إذا كان الهدف إرسال السجل إلى مقدم رعاية آخر، يمكن أن تُرسل السجلات بالفاكس مباشرة إلى مقدم الرعاية بعد تقديم اسمه أو اسم العيادة ورقم الفاكس.
قد توجد رسوم للنسخ بحسب حجم السجل وعدد الصفحات. وتطلب Health PEI السماح بمدة تصل إلى 30 يومًا لتلقي المعلومات المطلوبة.
Newfoundland and Labrador
في Newfoundland and Labrador، يجب تقديم طلب المعلومات الصحية إلى custodian المناسب. قد يكون ذلك Newfoundland and Labrador Health Services أو طبيبًا أو صيدلية أو مقدم رعاية خاصًا أو جهة صحية أخرى.
لا يوجد نموذج موحد واحد لكل طلبات الوصول بموجب قانون المعلومات الصحية. يُفضل تقديم الطلب كتابةً، مع الاسم وتاريخ الميلاد ورقم MCP أو معرّف آخر والعنوان، إضافة إلى تواريخ الرعاية ونطاق السجلات المطلوب حتى تتمكن الجهة من العثور عليها.
المهلة القانونية لرد الجهة على طلب الوصول إلى المعلومات الصحية هي بحد أقصى 60 يومًا، ويمكن تمديدها 30 يومًا إضافيًا في الظروف التي يسمح بها القانون، مع إخطار مقدم الطلب.
Personal Health Record
يمكن للمقيمين المؤهلين الوصول إلى أنواع محددة من المعلومات عبر MyGovNL، ومنها نتائج المختبرات والأدوية المصروفة وتقارير الأشعة والحساسيات. التسجيل متاح لمن يبلغ 16 عامًا أو أكثر ويستوفي متطلبات الحساب والهوية وربط MCP.
هذه الخدمة الإلكترونية لا تعني أن كل ملاحظات الطبيب وكل صفحات الملف التاريخي أصبحت ضمن الحساب؛ إذا كنت تحتاج ملف العيادة أو المستشفى الكامل، اطلبه من الجهة الحافظة.
إذا رُفض الطلب
يمكن تقديم شكوى تتعلق بالوصول أو التصحيح أو الرسوم إلى جهة الرقابة المختصة. الشكوى المتعلقة برد الجهة على طلب PHIA تكون كتابية، وعادةً يجب تقديمها خلال 60 يومًا من استلام الرد، مع إمكانية قبول فترة أطول في الظروف المناسبة. ولا توجد رسوم لتقديم الشكوى.
Yukon
في Yukon، يحمي قانون المعلومات الصحية حق الشخص في مراجعة معلوماته الصحية أو الحصول على نسخة منها.
إذا كانت المعلومات لدى Health and Social Services، يُستكمل طلب السجلات ويرسل إلى مكتب Access to Information التابع للوزارة. وتتوفر أيضًا استمارة موافقة عندما تريد السماح بالإفصاح عن المعلومات.
إذا كان السجل لدى طبيب أو مقدم صحي آخر وليس لدى الوزارة نفسها، ابدأ بالجهة التي تملك السجل؛ قانون الخصوصية الصحية في Yukon يغطي فئات متعددة من مقدمي الخدمات الصحية، وليس سجلات الوزارة فقط.
Northwest Territories
في Northwest Territories، يمكنك طلب الوصول إلى معلوماتك الصحية أو تصحيحها، كما يمكن طلب معلومات شخص آخر إذا كنت تملك السلطة القانونية المناسبة.
يجب تقديم النموذج إلى المنظمة التي تحتفظ بالمعلومة. وإذا كان الطلب لنفسك، يلزم قطعتان ساريتان من الهوية الحكومية، على أن تحتوي إحداهما على صورة.
إذا كانت تكلفة معالجة الطلب أقل من 100 دولار، فلا تُفرض رسوم. ولا توجد رسوم على طلب تصحيح المعلومات الصحية.
تشمل الحالات التي يمكن فيها التصرف نيابة عن شخص آخر، وفق الشروط القانونية، بعض الأوصياء والأمناء وأصحاب التفويضات والأشخاص المحددين في توجيه شخصي، إضافة إلى حالات معينة تتعلق بسجلات شخص متوفى. أما بالنسبة للقاصر، فحق الوالد أو الوصي مرتبط أيضًا بمسألة ما إذا كان الطفل يُعد mature minor.
Nunavut
في Nunavut، يمكن استخدام نموذج Access to Information لطلب معلوماتك الشخصية من الجهة العامة التي تحتفظ بها. عند طلب سجلات صحية حكومية، حدد الجهة الصحية المعنية واذكر أنك تطلب My own personal information، ثم صف السجلات والفترة المطلوبة بدقة.
النموذج يميز بين طلب المعلومات العامة، الذي يظهر له رسم تقديم قدره 25 دولارًا، وبين طلب الشخص لمعلوماته الشخصية. كما يسمح بطلب نسخة من السجل أو طلب فحص الأصل. وإذا كان الطلب عن شخص آخر، يجب إرفاق إثبات السلطة.
المدة القانونية الأساسية للرد هي 25 يوم عمل من استلام الطلب، ما لم يتم تمديد المهلة وفق القانون أو تحويل الطلب إلى جهة عامة أخرى. وعدم الرد ضمن المهلة يعامل كقرار برفض الوصول، بما يفتح طريق المراجعة.
ماذا يحدث بعد تقديم طلب Medical Records؟
قد تتواصل الجهة معك للتحقق من الهوية أو لتضييق نطاق الطلب إذا كان غير واضح. ثم تحدد السجلات ذات الصلة وتراجعها لمعرفة ما إذا كان القانون يسمح أو يتطلب حجب أجزاء محددة، مثل معلومات شخص آخر أو معلومات تخضع لاستثناء قانوني.
إذا كانت هناك رسوم، قد تحصل على تقدير أو تعليمات للدفع. بعد اكتمال المعالجة، تحصل على السجل بالطريقة المتاحة لدى الجهة، أو يُرسل مباشرة إلى مقدم الرعاية الجديد إذا كان هذا هو ما فوضت به.
إذا تم حجب جزء من السجل، فالرفض لا يعني بالضرورة أنك ممنوع من الملف كله؛ قد يكون الوصول الجزئي ممكنًا مع إزالة المعلومات التي لا يجوز الإفصاح عنها.
ماذا تفعل إذا كانت بعض السجلات مفقودة؟
أولًا، تحقق من أنك طلبت السجلات من الجهة الصحيحة. وجود تقرير مختبر في المستشفى لا يعني بالضرورة أن المستشفى يحتفظ بكل ملاحظات طبيب الأسرة، والعكس صحيح.
إذا وصلتك نسخة لكن فترة معينة أو تقرير معين غير موجود، اكتب للجهة وحدد بالضبط ما تراه مفقودًا، مثل تاريخ الزيارة أو اسم الطبيب أو نوع الفحص.
إذا أكدت الجهة أن السجل غير موجود لديها، قد تحتاج إلى طلبه من الجهة التي أنشأته أصلًا.
ماذا تفعل إذا رفضوا إعطاءك السجل؟
اطلب قرار الرفض كتابةً إذا لم يكن قد وصل إليك بهذه الصورة، واحتفظ بنسخة من طلبك والرد وتقدير الرسوم وأي مراسلات.
الخطوة التالية تختلف حسب المقاطعة أو الإقليم، لكنها تكون عادةً شكوى أو طلب مراجعة لدى جهة الرقابة على المعلومات والخصوصية. انتبه إلى المهل: فمثلًا توجد مهلة 30 يوم عمل في بعض مراجعات British Columbia، و60 يومًا لمراجعة بعض قرارات Alberta، و30 يومًا في Quebec بعد الرفض أو انتهاء المهلة، و60 يومًا لبعض شكاوى PHIA في Newfoundland and Labrador.
ماذا لو كانت الرسوم مرتفعة؟
لا تدفع مبلغًا غير واضح دون أن تعرف ما يشمله. إذا كان النظام في مقاطعتك يتطلب تقديرًا مسبقًا، راجع عدد الصفحات والفترة التي طلبتها.
يمكن أحيانًا تقليل التكلفة بطلب التقارير المهمة أو فترة محددة بدل نسخ سنوات من الملف بالكامل. وفي المقاطعات التي تسمح بمراجعة الرسوم، يمكن الاعتراض إذا كنت تعتقد أن الرسم لا يتوافق مع القواعد المطبقة.
نقل الملف عند الانتقال إلى مقاطعة أخرى
إذا انتقلت مثلًا من Ontario إلى Alberta، لا تفترض أن طبيبك الجديد سيجد تلقائيًا الملف الكامل داخل النظام الصحي الجديد.
أعطِ الطبيب أو العيادة القديمة بيانات مقدم الرعاية الجديد ووقّع التفويض المطلوب لإرسال نسخة آمنة. إذا كنت لا تملك طبيبًا جديدًا بعد، يمكنك بدلًا من ذلك طلب نسخة لنفسك والاحتفاظ بها بطريقة آمنة إلى أن تجد مقدم الرعاية الجديد.
وإذا كانت لديك متابعة علاجية جارية، أو عملية حديثة، أو أدوية معقدة، فاطلب السجلات المهمة قبل الانتقال إن أمكن، بدل الاعتماد على إمكانية استرجاع كل شيء فورًا من مقاطعة أخرى.
ماذا لو أغلق الطبيب عيادته أو تقاعد؟
إغلاق العيادة لا يلغي حق المريض في الوصول إلى معلوماته. يجب أن تكون هناك ترتيبات للاحتفاظ بالسجلات أو نقل مسؤولية حفظها.
ابحث أولًا عن الإشعار الذي أرسلته العيادة أو الموقع أو رقم الهاتف السابق لمعرفة من أصبح مسؤولًا عن السجلات. إذا لم تتمكن من تحديد مكانها، يمكن أن تساعد الجهة التنظيمية للطبيب في المقاطعة في تحديد المسؤول عن حفظ سجلات الممارسة في الحالات التي تتوفر لديها هذه المعلومات. في British Columbia، على سبيل المثال، تظل هناك متطلبات لضمان استمرار إمكانية وصول المرضى إلى سجلاتهم بعد ترك الطبيب للممارسة.
سجلات الأطفال والقاصرين
هذه من أكثر الحالات التي يجب عدم تطبيق قاعدة واحدة عليها في كل كندا.
عمر الطفل وقدرته على اتخاذ القرار الصحي ونوع السجل والقانون المحلي قد تؤثر في حق الوالد أو الوصي في الوصول. لذلك لا تفترض أن امتلاكك صفة الأب أو الأم يمنح تلقائيًا وصولًا غير محدود لكل سجل لمراهق.
وتوجد أنظمة إلكترونية لها قواعد أعمار خاصة منفصلة عن الحق القانوني الكامل في الملف. في Saskatchewan، مثلًا، يستطيع المقيم من عمر 14 عامًا إدارة حساب MySaskHealthRecord الخاص به، بينما يستطيع الوالد أو الوصي طلب ربط سجل طفل دون 14 عامًا عند استيفاء الشروط وإثبات العلاقة أو الوصاية.
سجلات شخص متوفى
لا تصبح السجلات الصحية مفتوحة تلقائيًا لأفراد الأسرة بعد الوفاة. يجب أن يكون للشخص الذي يطلبها أساس يسمح له بالتصرف، وقد تتغير القواعد بحسب الغرض من الطلب وصفة مقدم الطلب والمقاطعة.
إذا كنت منفذًا للتركة أو ممثلًا شخصيًا أو لديك مستند قانوني آخر، أرفق الدليل مع الطلب. Northwest Territories، على سبيل المثال، يحدد عدة فئات يمكن أن تمارس حقوق الوصول لشخص متوفى في ظروف معينة.
هل يمكن طلب جزء فقط من الملف؟
نعم، ويمكن أن يكون ذلك عمليًا أكثر من طلب كل الملف. يمكنك مثلًا طلب تقرير العملية، أو تقارير التصوير، أو نتائج المختبر، أو ملخص الخروج من المستشفى، أو ملاحظات استشاري معين، أو السجلات بين تاريخين محددين.
تحديد الطلب يقلل احتمال التأخير والرسوم غير الضرورية، ويساعد الجهة على العثور على المعلومات الصحيحة.
هل البوابة الإلكترونية تكفي بدل طلب Medical Records؟
ليس دائمًا.
البوابات مثل Health Gateway وMySaskHealthRecord وMyGovNL وغيرها مفيدة جدًا للوصول السريع إلى المعلومات التي أُدرجت فيها، لكنها قد لا تعرض كل الملاحظات السريرية أو كل السنوات أو كل المعلومات الموجودة لدى عيادة خاصة.
إذا كان الغرض قانونيًا أو متعلقًا بالتأمين أو استمرار علاج معقد أو الحصول على complete chart، تأكد من نطاق ما في البوابة واطلب السجل مباشرة من الجهة الحافظة عندما تكون المعلومات المطلوبة غير موجودة.
هل يمكن طلب تعديل خطأ في السجل؟
نعم، توجد في قوانين الخصوصية الصحية بالمقاطعات والأقاليم حقوق وإجراءات لتصحيح المعلومات الشخصية الصحية غير الدقيقة أو غير المكتملة، لكن تصحيح حقيقة خاطئة يختلف عن مطالبة الطبيب بتغيير رأي سريري كان قد سجله فعليًا في وقت معين.
إذا وجدت خطأً مثل تاريخ ميلاد غير صحيح أو معلومة واقعية خاطئة، تواصل مع الجهة التي تحتفظ بالسجل واطلب إجراء التصحيح وفق نظامها. وإذا رُفض التصحيح، فقد يكون لديك حق في الشكوى أو المراجعة وفق قانون المقاطعة أو الإقليم.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
أكثر الأخطاء شيوعًا هي افتراض أن “السجل الطبي” موجود في مكان واحد، أو اعتبار حساب المقاطعة الإلكتروني نسخة كاملة، أو تقديم طلب غير محدد لسنوات طويلة دون حاجة، أو إرسال الطلب إلى وزارة الصحة بدل الطبيب أو المستشفى الذي يحتفظ بالسجل، أو نسيان إرفاق إثبات الهوية أو السلطة القانونية.
ومن الأخطاء أيضًا طلب إرسال معلومات حساسة إلى بريد إلكتروني عام غير مخصص للسجلات، أو التخلص من نسخة الطلب ورقم المتابعة، أو الانتظار حتى اليوم الأخير قبل موعد طبي مهم لنقل الملف.
أسئلة شائعة
هل أستطيع أخذ أصل الملف من طبيبي القديم؟
ليس هذا هو الإجراء المعتاد. حقك في الوصول إلى المعلومات أو استلام نسخة لا يعني بالضرورة أخذ السجل الأصلي الذي يجب على الجهة الاحتفاظ به. عند الانتقال إلى طبيب جديد، يتم عادةً إرسال نسخة مناسبة من السجل.
هل يستطيع الطبيب الجديد طلب الملف بدلًا مني؟
قد تساعد العيادة الجديدة في عملية النقل، لكن الجهة القديمة قد تحتاج إلى موافقتك أو تفويضك قبل الإفصاح، بحسب الحالة والقانون الذي ينطبق عليها. لذلك لا تفترض أن تسجيلك لدى طبيب جديد ينقل كل ملفاتك تلقائيًا.
هل يجب أن أطلب الملف كاملًا؟
لا. إذا كنت تحتاج فقط نتائج أو تقريرًا محددًا، يمكنك تضييق الطلب. وإذا كان الطبيب الجديد يحتاج إلى كامل التاريخ، يمكن طلب السجل الكامل أو ما يتفق عليه الطرفان بحسب قواعد المقاطعة.
هل أستطيع الحصول على نسخة إلكترونية؟
قد تكون النسخة الإلكترونية متاحة حسب النظام والجهة وطبيعة السجل. بعض المقاطعات توفر أجزاء كبيرة من السجل عبر بوابات رسمية، وبعض الجهات قد توفر نسخة رقمية أو وسيلة تسليم آمنة عند معالجة الطلب.
كم يستغرق الحصول على Medical Records؟
لا توجد مدة واحدة لكندا كلها. من الأمثلة: Ontario عادةً 30 إلى 60 يومًا حسب الظروف، Alberta 30 يومًا، Quebec 20 يومًا للجهة العامة مع تمديد محتمل 10 أيام و30 يومًا في القطاع الخاص، PEI تصل إلى 30 يومًا، Newfoundland and Labrador تصل إلى 60 يومًا مع تمديد ممكن في الحالات المسموحة، وNunavut 25 يوم عمل. المهل قد تتغير عند وجود تمديد قانوني أو ظروف خاصة.
ماذا أفعل إذا كنت أحتاج السجل لموعد قريب؟
اذكر الموعد والحاجة الطبية عند تقديم الطلب. بعض الأنظمة تفرض التعامل بسرعة أكبر في حالات الرعاية الجارية، وبعض الجهات تستطيع توفير المعلومات ذات الأولوية بسرعة أكبر، لكن لا تفترض وجود خدمة استعجال مضمونة ما لم تؤكدها الجهة المسؤولة.
هل يمكن لشركة التأمين الحصول على كل سجلي؟
ليس تلقائيًا. الإفصاح إلى طرف ثالث يخضع للموافقة أو لأساس قانوني يسمح به. اقرأ أي تفويض قبل توقيعه وتأكد من نطاق المعلومات والفترة والجهة التي سيُرسل إليها السجل.
الخلاصة
للحصول على Medical Records في كندا، ابدأ دائمًا بتحديد الجهة التي تحتفظ بالمعلومة، ثم اطلب إما نسخة لنفسك أو تفويضًا بنقل نسخة مباشرة إلى مقدم الرعاية الجديد. لا تعتمد على بوابة المقاطعة باعتبارها الملف الكامل، ولا تفترض أن السجل ينتقل تلقائيًا عند تغيير الطبيب أو المقاطعة.
جهّز إثبات الهوية، وحدد نوع السجلات والتواريخ، واحتفظ بنسخة من الطلب. راجع الرسوم والمهلة الخاصة بمقاطعتك أو إقليمك، وإذا لم تحصل على رد أو رُفض الوصول، استخدم مسار الشكوى أو المراجعة المتاح ضمن نظام الخصوصية المختص.
هذا المحتوى خدمي مجاني أعدّته كندا اليوم لتوضيح الإجراءات العامة المتعلقة بالحصول على السجلات الطبية أو نقلها في كندا. ولا يُعد بديلًا عن المشورة القانونية أو الطبية الفردية، وقد تختلف بعض الإجراءات بحسب نوع مقدم الرعاية والسجل والحالة القانونية لمقدم الطلب.
